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Alinear la estrategia del negocio con el desarrollo de las tecnologías de información es una clave importante para crecer, pero no se trata sólo de tener un sistema de gestión, sino de realmente medir cómo se está operando, que se está haciendo bien y mal y, sobre todo, de tener un indicador oportuno sobre cómo se va frente a la competencia en venta de productos, servicios y prácticas, según sea el caso.
Este último tema es conocido como benchmarking, y ayuda bastante en el tema de gobernabilidad TI, mucho más de lo que se cree. Este tipo de prácticas son de las mejores herramientas que debes tener si eres un gerente de área de tecnología para determinar si la empresa está llevando a cabo las funciones y actividades particulares de manera eficiente, si sus costos están en línea con los de los competidores y su propio presupuesto, y si sus actividades internas y procesos de negocio necesitan mejorar.
La idea detrás de la evaluación comparativa es medir los procesos internos contra un estándar externo. Es una forma de aprender qué empresas son las mejores en la realización de ciertas actividades y funciones, y hacer cambios posteriores en técnicas y estrategias.
Entre muchas posibilidades, el benchmarking —que puede ofrecer un buen proveedor externo de servicios administrados de TI con su infraestructura para analizar el big data que se obtiene en el día a día de operación de la empresa— ayuda a ver cómo se compran los materiales, se pagan a los proveedores, cómo se gestionan los inventarios, si los empleados están capacitados o hasta cómo se procesan las nóminas, la forma en que se lleva a cabo la función de control de calidad, entre muchas otras.
EL ALCANCE DE UNA BUENA GOBERNABILIDAD Y BENCHMARKING
La evaluación frente a sus competidores permite a los administradores de TI determinar cuál es la mejor práctica para priorizar las oportunidades de mejora, impulsar el rendimiento en relación con las expectativas del cliente u empresa, y para pasar por el ciclo tradicional de control de calidad.
También ayuda a comprender el medio más preciso y eficiente de la realización de una actividad, para aprender cómo realmente se logran menores costos, y tomar medidas para mejorar la competitividad.
Estos beneficios incluyen la reducción de los costos laborales, la racionalización del flujo de trabajo a través de los procesos de negocio rediseñados y sistemas administrativos comunes, la mejora de las operaciones del centro de datos a través de la consolidación y la reducción de personal, empresarial cooperativo, así como la planificación de las tecnologías de la información, la aplicación de nuevas herramientas, la externalización de algunas tareas y funciones, el rediseño del desarrollo y los procesos de apoyo, así como la reestructuración y reorganización de las funciones en TI.
Además, ayuda rápidamente a identificar las debilidades dentro de una organizacióny mejorar sobre ellos, inclusive con la idea de realizar mejores estrategias de prevención contra cualquier tipo de riesgo.
Una empresa que decide emprender una iniciativa de benchmarking deben considerar las siguientes preguntas: ¿cuándo?, ¿por qué?, ¿quién?, ¿qué? y ¿cómo?
Las mejores prácticas de esta herramienta se centran en el uso de las TI, lo cual incluye el procesamiento de datos, análisis de sistemas, programación, soporte al usuario final y las redes. La infraestructura incluye la evaluación comparativa centros de datos y centros de distribución remotos, así como el análisis de sistemas, desarrollo y mantenimiento de programación y funcionalidad.
Aunque el trabajo de gobernabilidad TI y benchmarking ha ido evolucionando, se considera una herramienta de gestión que se puede aplicar a prácticamente cualquier tipo de negocio. Se ha convertido en un lugar común para las empresas, con el fin de competir y conducir a sus respectivas industrias. Un buen uso reditúa en menores gastos, más ahorros y mayor competencia.
