Descarga el PDF
Las oficinas remotas no deben representar fuertes desafíos para las áreas de TI en las empresas, pues hoy en día se cuenta con tecnología y personal capacitado para impulsar estas operaciones, sobre todo si el apoyo viene de un proveedor externo cualificado.
Los empleados en sitios remotos generalmente tienen la función de proporcionar ventas y servicios locales, y una oficina virtual que se puede controlar a distancia es el medio a través del cual hacen su trabajo y se comunican con la matriz del negocio. Uno de los temas principales a considerar en este tema, es que la seguridad puede caer fácilmente si no se es precavido.
Un proveedor debe garantizar que las prácticas están en su lugar, y que existe una buena protección y custodia de los datos y la confidencialidad en los ID de usuario, así como en sus contraseñas. Incluso, las áreas de TI en sitios remotos deben ser inspeccionados para verificar que están bien resguardados y seguros.
La centralización de las operaciones ayudan a tener una buena red de vigilancia, permitir nuevas descargas de software, solucionar problemas a distancia, e incluso bloquear dispositivos móviles perdidos que puedan poner en riesgo la seguridad de la operación y de la misma compañía. La mayor automatización de los equipos y software remoto ayuda a que se pueda responder inmediatamente a cualquier tipo de problemas.
Para evitar líos y mantener una buena operación de las oficinas remotas, se deben planificar visitas anuales a cada sitio donde se coloca este desarrollo (como mínimo), para asegurar que todo se ajusta a los lineamientos corporativos, así como las normas ambientales y de seguridad.
OFICINAS REMOTAS: OTROS FACTORES A CONSIDERAR
Muchas veces ocurre que para las empresas no es fácil instalar las oficinas remotas, y ponen a los trabajadores a que tomen en sus manos las compra de hardware y software, con cargo a los fondos generales de la compañía. Inclusive, a veces son ellos mismos los que se encargan de la instalación.
El problema es que el 80 por ciento de los casos en incompatibilidades con el sistema central, complicaciones técnicas y brechas de seguridad se derivan de este hecho. Debe haber una política de TI en el lugar para prevenir estas complicaciones, y es aquí donde un proveedor externo hace la diferencia.
A efectos de optimizar la comunicación y la coordinación, no debe haber una persona dedicada a resolver los problemas de TI en cada sitio remoto, sino debe haber un control centralizado.
Vale señalar que las comunicaciones son el sustento de las oficinas remotas. Esto se vuelve aún más importante, cuando éstas están haciendo miles de transacciones de ventas sobre una base diaria. La calidad del servicio debe ser negociado con un proveedor de comunicaciones capaz de evitar caídas en el servicio.
Como parte de un ciclo regular de auditoría de las TI, las organizaciones deben visitar oficinas remotas seleccionadas al azar, y con ello hacer de manera proactiva frente a cualquier riesgo.
Una recomendación es nombrar a una persona como encargada del sitio, para asegurar que se administra de una manera uniforme. Pero también debe asegurarse que los empleados nuevos y existentes en estas oficinas están debidamente capacitados en las políticas y procedimientos de TI.
Finalmente, es común encontrar módems viejos y computadoras polvorientas que pueden ser un factor de riesgo para la operación del día a día. En lugar de permitir que este equipo obsoleto se acumule, se debe hacer un inventario anual de los activos remotos y prescindir de ellos cuando sea necesario.
Una oficina remota le dará una mayor competitividad in situ, mayores ganancias y, sobre todo, un buen control del personal y los activos.
